Služba pro dodávání dokumentů ZÍSKEJ

Kateřina Soukalová, Národní technická knihovna

ZÍSKEJ je služba Národní technické knihovny (NTK) pro sdílení fondu knihoven a doručovaní dokumentů, zajišťující snadné poskytování meziknihovních výpůjčních služeb. Služba byla spuštěna v září 2019 pilotním provozem v knihovnické obci, běží již tak dva roky. I proto bychom rádi čtenářům časopisu Lékařská knihovna připomněli, co služba je, co nabízí, jaké jsou její přednosti a v neposlední řadě je seznámili se současným stavem.

Základní princip fungování služby

  1. zadání požadavku (asistovaně knihovníkem nebo samoobslužně čtenářem),
  2. hledání vhodných dožádaných knihoven,
  3. přidělení dožádané knihovny,
  4. realizace dodání,
  5. odečtení částky za službu z finančního konta žádající knihovny v NTK,
  6. ukončení požadavku.

V současné chvíli běží klasická meziknihovní výpůjční služba v asistované (realizované přes knihovníka) i samoobslužné (realizované čtenářem online přes knihovny.cz) verzi.  Požadovaný dokument je třeba nejprve vyhledat na portálu knihovny.cz, následně může být nad vyhledávaným titulem vytvořena objednávka zavoláním služby ZÍSKEJ. Po vytvoření objednávky žádající knihovna vybere metodu zpracování. Na výběr je automatické přidělování dožádaných knihoven nebo manuální přidělování. Automatické přidělování využívá propracovaný algoritmus pro předvýběr maximálně tří nejvhodnějších dožádaných knihoven, které mají dokument k dispozici a jsou schopny ho do jednoho dne odeslat. Jako zdroj dat v tomto případě slouží knihovny.cz, díky nimž ZÍSKEJ zná aktuální dostupnost hledaného dokumentu. Poté se čeká na reakci dožádané knihovny, ta buď objednávku přijme, nebo zamítne, případně zvolí přijetí s podmínkou (např. delší doba vyřízení, prezenční výpůjčka).

Další výhodou propracovaného algoritmu automatického výběru dožádané knihovny je skutečnost, že v případě odmítnutí předchozí dožádanou knihovnou je objednávka automaticky zaslána další předvolené knihovně v pořadí. Když z dožádané knihovny dokument dorazí, knihovník jej připraví pro čtenáře a vypůjčí mu ho.

Po odeslání dokumentu z dožádané knihovny dojde ke stržení částky z finančního konta žádající knihovny, poté záleží na jejím rozhodnutí, jakým způsobem poplatek od svého čtenáře vybere. Může mu poplatek odpustit (typicky studentům nebo zaměstnancům), nicméně z jejího finančního konta je pevně stanovený poplatek 70 Kč stržen vždy.

Každý krok je v systému zaznamenán.

Přednosti ZÍSKEJ

Jedním ze základních přínosů systému ZÍSKEJ je zmiňovaná schopnost automatického výběru nejvhodnějších kandidátů na dodání požadovaného dokumentu. Při výběru algoritmus bere v úvahu několik parametrů s cílem zajistit spravedlivé vyrovnávání zátěže mezi knihovnami a dosažení maximální rychlosti dodání dokumentu do rukou čtenáře.

Mezi tyto parametry patří:

  1. historie vyřizování požadavků jednotlivými knihovnami v ZÍSKEJ,
  2. pracovní doba oddělení MVS,
  3. nahlášené dovolené,
  4. volitelné seznamy preferovaných a nepreferovaných knihoven
  5. počet vlastněných dokumentů a možnosti jejich vypůjčení.

Předností služby pro knihovny je možnost objednávat dokument pro své čtenáře z knihoven, které v daný okamžik mají dokument k dispozici a jsou schopny ho ihned odeslat. ZÍSKEJ se vyznačuje jednoduchým webovým rozhraním, proto může knihovník jednoduše a přehledně evidovat a zpracovávat objednávky svých čtenářů. Každá knihovna má v ZÍSKEJ svůj profil, ve kterém si sama dle svého uvážení nastavuje parametry nabízených služeb, tj. aktivuje a deaktivuje služby, upravuje provozní dobu, dovolenou, kontaktní údaje, zvláště e-mailové adresy pro avíza atd. Rovněž zde sleduje stav svého finančního konta a veškeré platební pohyby. Výhodou je i možnost generování podkladů pro vyúčtování a zpracování statistik.

Pro čtenáře zapojených knihoven ZÍSKEJ nabízí možnost objednat si knihu či jiný dokument kdykoliv a kdekoliv a ve svém účtu pak pohodlně sledovat stav objednávky. Rovněž nabízí pohodlnou možnost platby kartou. Portál knihovny.cz nabízí možnost objednávky pouze u těch titulů, které má ve svém fondu alespoň jedna knihovna zapojená v ZÍSKEJ.

Pro využívání služby stačí běžné připojení k internetu a není třeba žádných nákladných investic do dalšího vybavení knihoven. Výhodou jsou rovněž centralizované platby pro všechny typy služeb (zúčastněné knihovny nemusí mít svoji platební bránu, stačí jim zřízení finančního konta v NTK).

Zapojíte se?

Rozhodne-li se knihovna ZÍSKEJ využívat, musí s NTK podepsat dvě smlouvy (Smlouvu o poskytování a využívání služeb ZÍSKEJ a Smlouvu o ochraně osobních údajů v ZÍSKEJ). Ve smlouvě jmenuje jednoho zaměstnance jakožto správce knihovny, jenž bude spravovat profil knihovny. Po podepsání smluv si dále musí nabít na finanční konto peněžní prostředky. Veškeré smlouvy, návody na používání služby a kontakty na podporu jsou uvedeny na infoportále služby ziskej-info.techlib.cz.

Několik zajímavostí:

  • Počet zapojených knihoven k 30. 11. 2021 je 39.
  • Za rok 2021 (bez prosince) bylo vyřízeno 1 442 objednávek, z toho 303 zadaných samoobslužně čtenářem.
  • Celkový objem poplatků činí 64 190 Kč.
  • Nejčastější dožádané knihovny jsou Vědecká knihovna v Olomouci, Moravská zemská knihovna v Brně a Severočeská vědecká knihovna v Ústí nad Labem.
  • Nejčastější žádající knihovny jsou Městská knihovna v Praze, Národní knihovna a Krajská knihovna Františka Bartoše ve Zlíně.
  • Nejčastěji samoobslužně žádají čtenáři Městské knihovny v Praze.

Cílem služby je stát se užitečným pomocníkem v každodenní práci knihovníků při dodávání dokumentů svým čtenářům. Přestože ještě nejsou nasazeny všechny varianty dodávacích služeb, v rutinním provozu je již meziknihovní výpůjčka jak v samoobslužné, tak i v asistované verzi. Na začátku roku 2022 bude spuštěna další varianta dodávacích služeb, a sice elektronické dodávání dokumentů (EDD). O něm vás budeme rádi informovat v některém z dalších čísel časopisu Lékařská knihovna.


Citace

SOUKALOVÁ, Kateřina. Služba pro dodávání dokumentů ZÍSKEJ. Lékařská knihovna [online]. 2021, roč. 26, č. 3-4 [cit. 09.12.2022]. Dostupné z: https://casopis.nlk.cz/2021-26-3-4/sluzba-pro-dodavani-dokumentu-ziskej/. ISSN 1804-2031.